IBO Administrator jest programem w pełni zgodnym i kompatybilnym z systemem „GW-MAX” (również w warstwie interfejsu użytkownika), dzięki czemu obsługa nowego modułu jest bardzo prosta i intuicyjna. Funkcjonalność modułu Administrator obejmuje:

• Publikację komunikatów o  ważnych zdarzeniach które mogą być istotne dla użytkowników.

·         Udostępnianie dokumentów które są matrycami aktualnie stosowanych w przedsiębiorstwie druków (np. wniosek o wydanie warunków lub podłączenie do sieci, wzory umów, wymagania dot. montażu wodomierza, instrukcje  itp.).

• Ustalanie harmonogramów publikacji dokumentów lub komunikatów (niezależnie dla każdego dokumentu).
• Rozszerzanie zawartości portalu przy pomocy Wstawek zawierających dodatkowe informacje wprowadzane bezpośrednio przez pracowników.
• Analizę Dziennika Zdarzeń –  elementarnych operacji (logowanie, przeglądanie, pobieranie, generowanie) mających miejsce w systemie, co pozwala na łatwe i szybkie diagnozowanie problemów. Każdy wpis w dzienniku zawiera informacje o typie i treści zdarzenia wraz z dokładną datą i godziną jego wystąpienia, oraz szczegółowe dane o użytkowniku bądź komputerze, który takie zdarzenie spowodował. Wszechstronna i bogata informacja zawarta w Dzienniku zdarzeń pozwala na znaczne podniesienie bezpieczeństwa użytkowania  Internetowego Biura Obsługi.

W IBO Portal  zostały wydzielone 4 funkcjonalne strefy:

1. Strefa publiczna IBO pozawala wszystkim użytkownikom Internetu na szybki i łatwy dostęp do informacji udostępnianych przez Przedsiębiorstwo Komunalne. Strefa publiczna zawiera:

• Bieżące komunikaty dotyczące funkcjonowania zakładu (informacje o konieczności zmiany umowy, zmiana godzin funkcjonowania zakładu, kasy itp.)
• Komunikaty eksploatacyjne o ograniczeniach w dostawie wody, o dostawach wody w beczkowozach, o planowanych remontach sieci wodociągowej, o mających miejsce awariach.
• Wzory aktualnie stosowanych druków (np. wniosek o wydanie warunków lub podłączenie do sieci, wzory umów, wymagania dot. montażu wodomierza, instrukcje  itp.).  Udostępniane dokumenty są gotowe do pobrania i wykorzystania po wypełnieniu ich przez Klienta.
• Narzędzia umożliwiające wysyłanie przez użytkowników zgłoszeń eksploatacyjnych dotyczących bieżącego funkcjonowania sieci bądź problemach w dostawach wody. Listę dostępnych rodzajów zgłoszeń można z łatwością modyfikować z poziomu modułu Administrator, dostosowując ją do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Przykładowe zgłoszenia mogą dotyczyć braku wody, brudnej lub mętnej wody,  spadku ciśnienia, uszkodzenia kanalizacji,  nieuporządkowanego terenu po awarii  itp.
• Dane teleadresowe firmy – właściciela serwisu, które można na bieżąco aktualizować w module Administrator.
• Narzędzia diagnostyczne umożliwiające użytkownikom serwisu sprawdzenie konfiguracji komputera i jego zgodności z obsługą IBO. Strona ta ma również ułatwić ewentualne diagnozowanie problemów związanych z przeglądaniem serwisu przez Klienta.

2. Strefa klienta jest dostępna wyłącznie dla klientów Przedsiębiorstwa Komunalnego po poprawnym zalogowaniu z użyciem hasła. Strefa klienta zawiera:

• Dane adresowe klienta – co pozwala w szybki sposób wykryć ewentualne niezgodności.
• Dane adresowe wszystkich obiektów oraz usług podlegających rozliczeniu.
• Aktualne informacje o stanie swoich zobowiązań.
• Informacje o sposobie rozliczeń (ryczałt, wodomierz), zakresie rozliczeń (woda, ścieki, opłata stała) oraz aktualne pozycje cennika, wg których klient jest rozliczany, w przypadku rozliczeń typu „wod-kan”.
• Normę ryczałtową oraz datę do kiedy ryczałt został rozliczony bądź w przypadku rozliczeń prowadzonych według wskazań wodomierza wyświetlana jest ostatni odczyt stanu wodomierza oraz data tego odczytu.
• Formularz pozwalający na zgłoszenie odczytu  klientowi.
• Harmonogram wywozu odpadów w przypadku świadczenia usługi wywozu śmieci.
• System wspomagający proces zapłaty faktury – istnieje możliwość wygenerowania i wydruku przekazu lub przygotowanie danych niezbędnych do przelewu elektronicznego, które następnie należy wprowadzić  w odpowiednie pola formularzu przelewu na stronach banku.
• Formularz umożliwiający imienne zgłoszenie wszystkich eksploatacyjnych problemów, a następnie śledzenia stanu i postępu realizacji  jego spraw.

3. Strefa pracownika jest dostępna tylko dla wybranych pracowników Przedsiębiorstwa Komunalnego po poprawnym zalogowaniu się do systemu z użyciem hasła. Pracownicy w zależności od pełnionej w przedsiębiorstwie roli mają możliwość:

·         Zdalnego przeglądania wybranych zasobów opisujących infrastrukturę sieci (domiary zasuw, parametry rurociągów, studzienek kanalizacyjnych, przyłączy i wodomierzy).

·         Pobierania i zwracania paczek informacji z terminali mobilnych.

·         Pobierania i rozliczania zleceń na wywóz nieczystości beczkowozem, montaż wodomierzy, usuwanie awarii itp.

·         Zdalnego przeglądania swojego terminarza (lista wszystkich terminowych spraw, zadań własnych i zleconych  z podziałem na zaległe, bieżące, przyszłe i  archiwalne).  Możliwe jest również  dopisywanie nowych zadań do terminarza własnego, zlecanie spraw do załatwienia podległym i współpracującym pracownikom, zmiana stanu realizacji zadania oraz dopisywanie komentarzy.

·         Tworzenia i weryfikacji indywidualnych kont użytkowników (klientów i pracowników) systemu IBO.